Großgruppenkonferenzen I Impulskonferenz „Open-Space-Technology"

Kurzbeschreibung und Begriff

„Open-Space“bedeutet übersetzt in etwa „offener Raum“. Und dies ist auch bereits die beste Beschreibung für ein ganz spezielles Workshopkonzept. Es wird ein Rahmenthema bearbeitet, welches den Teilnehmern bedeutsam ist, dabei wird den Mitwirkenden Raum geboten, sich und ihre Ideen durch die Nennung und Bearbeitung von Teilthemen zu entfalten. Dabei bleiben sie in ihrer Kreativität und ihrem Ideenreichtum uneingeschränkt und können frei gestalten, da es keine strikten Ablaufregeln oder Vorgaben gibt. Eine Open-Space-Konferenz dauert je nach Konzept wenige Stunden bis zu 3 Tagen. Der Organisationsentwickler Harrsion Owen hat 1985 in Monterey, Kalifornien aus der Beobachtung, bei einem internationalen Kongress, heraus entwickelt, dass bei Konferenzen gerade die Kaffeepausen die intensivsten und kommunikativsten Elemente sind. Insofern ist eine Open-Space Konferenz eine in ein Rahmenthema integrierte, wohlorganisierte Kaffeepause mit einer Vielzahl marktplatzartig abgehaltener Workshops.
 

Ziel

Ziel ist es, in kurzer Zeit das Potenzial einer großen Gruppe für die Erarbeitung von Umsetzungsideen zu nutzen, um ein großes Thema (z.B. Strategieumsetzung, Großprojekte wie Softwareeinführung, Kulturentwicklung, …) gemeinsam zu erarbeiten. Daraus werden Innovationen, Maßnahmen, Lösungsansätze und Projekte abgeleitet, wobei oft eine Aufbruchsstimmung entsteht, die die anschließende Umsetzung trägt.
 

Beschreibung und Ablauf

Besonders geeignet ist „Open-Space“ im Verlauf von Change-Projekten für Konferenzen in großen Gruppen von 200 bis zu 2000 Teilnehmern, wobei die einzige Vorgabe das Generalthema – beispielsweise die Unternehmensstrategie - ist. Bei Open-Space gibt es nicht den richtigen oder falschen Teilnehmer. Jeder ist willkommen, der oder die sich direkt betroffen und motiviert fühlen, etwas verändern zu wollen. Es sollen möglichst unterschiedliche Menschen eingeladen werden (berufsgruppenübergreifend, hierarchieübergreifend, alle Verantwortungsbereiche, jedes Alter, ggf. auch Stakeholder wie Geschäftspartner, Trägervertreter, Lobbyisten etc.), darunter die wesentlichen Meinungsmacher und Multiplikatoren. Die Teilnahme sollfreiwillig sein.

 

Markplatz auf einer open space Konferenz   Die Konferenz beginnt im Kreis. Nach der kurzen Einführung zum Rahmenthemahat jeder Teilnehmer Gelegenheit, Unterthemen bekannt zu geben, die nach seiner Meinung wichtig sind.
In der Regel melden sich ca. 10 % der Teilnehmer, die dann „Owner“ genannt werden und für die weitere Bearbeitung Verantwortung übernehmen.Die Workshopagenda entsteht also erst bei der Konferenz.
Diese Unterpunkte werden anschließend in Arbeitsgruppen an Marktständen, unter der Moderation der Owner, auf dem Marktplatz genauer bearbeitet. Die Teilnehmer sind frei, von Marktstand zu Marktstand zu gehen und ihr Wissen dort einzubringen, oder sich mit den anderen Teilnehmern auszutauschen und auf diese Weise Lösungen im Raum zu generieren.

 

Wie in der originären „Kaffeepause“ stehen den Teilnehmern meist den ganzen Tag Fingerfood und Getränke zur Verfügung, damit keine fixen Essenszeiten kreative Prozesse unterbrechen.

Die Vielzahl an erarbeiteten Vorschlägen und Maßnahmen wird protokolliert und am Ende auf geeignete Weise zusammen getragen.

  Markplatz auf einer open space Konferenz

 

Plenum auf einer Großgruppenkonferenz   Die Konferenz endet wie sie begann – im Kreis.
Die Teilnehmer haben hier Gelegenheit, ihr Feedback zu geben, und das Management hat Gelegenheit, bekannt zu geben, wie mit den Ergebnissen und der weiteren Umsetzung verfahren wird. Meist wird den Ownern angeboten, sich aktiv im Nachhinein im Changeprozess, beispielsweise als Projektleiter, zu engagieren.

Ziel ist weiterhin, dass noch während oderkurz nach der Konferenz jeder Teilnehmer über alle Ergebnisse informiert ist. Zu empfehlen ist, dass nach einigen Wochen und Monaten die Teilnehmer über die Umsetzung von Maßnahmen und Projekten auf dem Laufenden gehalten werden.

Der Aufwand für die Planung einer Open-Space-Konferenz ist im Vergleich zu anderen Formaten mäßig, weil es keine intensiv vorzubereitendeDramaturgie, wie beispielsweise beim RTSC (Real-Time-Strategic-Change) gibt, wohl aber einenSpannungsbogen, der für Open-Space charakteristisch ist. Sehr wohl jedoch ist in der Gesamtorganisation aufwandseitig zu bedenken, dass die erzeugten Inhalte einer weiteren Bearbeitung und Entscheidung bedürfen, so dass dem nachgelagerten Prozess große Beachtung zu schenken ist.

Das Gesetz und die Regeln

Auch ansonsten gibt es keine festen Vorgaben, sondern nur ein Gesetz und vier Regeln:

Das Gesetz der zwei Füße: Jeder bleibt nur so lange in einer Gruppe, so lange er etwas beitragen oder lernen kann.
 

Regeln:
 

  • Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
  • Wer dabei ist, ist richtig.
  • Egal was geschieht, es ist willkommen.
  • Es endet, wenn die Energie vorbei ist.

 

Manchmal wird in Zusammenhang mit dem „Gesetz der zwei Füße“ auch von Hummeln und Schmetterlingen gesprochen: Hummeln sind Menschen, die von Gruppe zu Gruppe gehen, Brücken schlagen und sich rege beteiligen; Schmetterlinge flanieren eher und pausieren öfter. Viele Leute arbeiten zusammen an einem Thema

Risiken

  • Wenn die Organisation die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Ergebnisse nicht bereitstellen kann, schadet eine Open-Space-Veranstaltung - ungeachtet der Qualität der Ergebnisse der Konferenz.Motivation wandelt sich dann in Frustration.
  • Open-Space ist wie alle Großgruppenformate immer in den Kontext eines Change-Prozesses zu stellen, der entsprechende Vor- und Nachbereitung benötigt. Fehlt diese, läuft die Konferenz ggf. ins Leere.
  • Gruppen sprechen heikle Themen evtl. gar nicht oder nicht offen an, wenn die Kultur dies nicht zulässt.
  • Bei erzwungener und nicht freiwilliger Teilnahme besteht die Gefahr, dass in Gruppen nicht konstruktiv gearbeitet wird.
     

Nutzen und Vorteile

  • Eine Vielzahl komplexer Themen wird von vielen Menschen in sehr kurzer Zeit umfassend bearbeitet.
  • Viele Leute sind bereit, sich für eine Sache nachhaltig zu engagieren.
  • Open-Space fördert viele Ideen für Maßnahmen und die Motivation für Gruppen, diese dann auch umzusetzen.
  • …wirkt immer gemeinschaftsbildend – man lernt sich neu und näher kennen, als dies zuvor im Arbeitsalltag möglich war – und ein Momentum entsteht, das tragend im Veränderungsprozess wirken kann.
  • Zum Schluss liegt eine Dokumentation aller bearbeiteten Themen für alle Teilnehmer bereit als Basis für die weitere Zusammenarbeit.
  • Wenn die Gruppe Themen aufbringt – auch womöglich heikle -, dann kommen diese aus der Gruppe und nicht „von oben“. Die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung und Umsetzbarkeit solcher Themen und Vorschläge ist hoch, der Widerstand entsprechend gering.
  • Das Management wird daran gemessen, den Prozess und die Projekte voranzubringen, das Schwungrad der Veränderung gewinnt mehr und mehr Tempo.
     

Schlussfolgerung

Zusammenfassend ist festzustellen, dass das Open-Space-Format sehr gut geeignet ist, um mit vertretbarem Aufwand mit einer großen Anzahl von interessierten Menschen eines Systems gemeinsam an der Umsetzung von Veränderungsprozessen zu arbeiten. Wie bei allen Großgruppenformaten ist Voraussetzung hierfür, dass die Führung weiß, was sie möchte, Raum gibt für neue Aspekte und Themen, hierzu klare Entscheidungen trifft und kommuniziert sowie im Change-Prozess offen Fortschritte und Ergebnisse an die Teilnehmer zurückspiegelt. Weiterhin sind die notwendigen Ressourcen und eine Change-Organisation bereitzuhalten, damit die Veränderung professionell, zielgerichtet und effektiv vorankommt. In Folge wachsen Momentum und Glaubwürdigkeit im Unternehmen, die als Teil der (neuen) Kultur die Veränderungsfähigkeit an sich deutlich erhöhen.

Stefan Drauschke in Zusammenarbeit mit Claudia Eilhauer, Brigitte Greiderer-Kleinlercher, Caroline Kilga, Katja Sulzer, Christian Weichselbraun